En todas las empresas, tanto públicas como privadas, se están invirtiendo enormes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo, para mejorar la productividad de sus equipos de trabajo. La principal preocupación es el bajo rendimiento que tienen estos equipos, que no están dando los resultados esperados. La sinergia, es un factor clave en el equipo, sin ésta, las esperanzas de éxito para las empresas son casi imposibles.
Los síntomas principales de baja sinergia que manifiestan las personas al interior del equipo de trabajo son las siguientes:
- No comparte la visión de la empresa
- Algunos miembros ni siquiera conocen la misión del equipo
- En reuniones de trabajo son inútiles e improductivos
- Los desacuerdos no son compartidos
- Las decisiones no rebasan la minoría
- El ambiente de trabajo es hostil, no es sincero
- Existe confusión entre funciones y deberes de cada miembro
- No existe ningún tipo de autoevaluación periódica
Para contrarrestar los efectos de una sinergia carente, es urgente dar a conocer a todos los miembros de la organización, de todos los niveles, los objetivos, las metas, los valores… Por eso es importante promover los siguientes puntos, claves fundamentales para la sinergia.
1.- Compartir una visión. La sinergia proviene del esfuerzo constante del equipo y de la visión que tienen en conjunto. Esta es una valiosa herramienta que da orientación y estructura a todo el equipo.
2.- Motivar y exigir la participación. La sinergia requiere de una cultura organizacional; es inaceptable que un miembro del equipo no participe activamente. Para lograr que el equipo trabaje en función de todos es necesario que cada uno contribuya con el grupo.
3.- Compartir la información. Uno de los principales impedimentos para la optimización de la sinergia, es que no todos los miembros del equipo conocen las opciones disponibles para el grupo. Todos, sin excepción necesitan tener acceso a la información importante, conocimientos y habilidades para llevarlas a cabo de manera eficaz y oportuna.
4.- Aclarar conceptos y significados. Una vez que la información se recopila y distribuye, es necesario entender los conceptos, contextualizarlos y transformarlos en conocimiento.
5.- Reglas para las juntas de trabajo. Es básico seguir ciertas reglas, las cuales deben ser acatadas por todos. Algunas de ellos son:
-Ser puntual, sin excepciones
-Utilizar agendas
-Apagar teléfonos celulares
-Sin interrupciones por parte de personas externas no autorizadas.
-Designar un líder de la reunión, uno diferente cada vez, a cargo de monitorear el proceso.
-Elaborar y distribuir inmediatamente después de la reunión, un informe que describa las principales decisiones tomadas y las tareas específicas asignadas.
6.- Beneficiarse de la diversidad. En lugar de percibir las diferencias (tanto culturales y de comportamiento) como un obstáculo en la productividad, tales diferencias, si se manejan adecuadamente pueden resultar de mucho beneficio.
7.-Acuerdos. Los miembros del equipo deben llegar a acuerdos por medio de votaciones, de consensos… es la mejor y la única manera de resolver y tomar decisiones en el equipo. Existen varias técnicas para facilitar el acuerdo entre los participantes, que dan como resultados positivos, siempre ¡ganar-ganar!
8.- Reportes de resultados. No es suficiente ponerse de acuerdo sobre las opciones y acciones a desarrollar. Para garantizar su cumplimiento es importante entregar reportes de actividades y medir la productividad del grupo.
9.- Practicar procesos de auto-control. Se deben establecer procesos de auto-monitoreo para verificar de manera personal cómo se van cumpliendo con los objetivos. La asistencia periódica por un facilitador externo puede ser una buena opción.
10) ¡Celebrar! El grupo debe celebrar la victoria, disfrutar de los logros y expresar gratitud a las contribuciones individuales presentadas por todos los miembros del equipo.
Rigoberto Acosta
Tu Coach de Negocios